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年關(guān)將至，和“年”相關(guān)的事兒多了起來，年終總結(jié)、年終業(yè)績、年度評(píng)定、來年的計(jì)劃，當(dāng)然了，還有一年一度的年終會(huì)議。

 

年會(huì)是一項(xiàng)復(fù)雜而系統(tǒng)的工程，小編拍攝到很多公司年會(huì)，準(zhǔn)備的過程中，也做些總結(jié)，分享給大家。

 

第 一 步 ： 了 解 需 求

▲確定年會(huì)參與群體。一般而言，大部分企業(yè)的年會(huì)受眾是以企業(yè)內(nèi)部員工為主；大型企業(yè)也會(huì)帶有對(duì)外性質(zhì)，邀請(qǐng)客戶、政府、合作伙伴等參加，作為客戶答謝的品牌文化活動(dòng)。可見，年會(huì)的目的決定了受眾群的偏重。受眾群體決定了年會(huì)的名稱：年終答謝會(huì)、年度盛會(huì)、主題年會(huì)等。

 

▲確定年會(huì)目的。增強(qiáng)員工歸屬感、凝聚力、深化內(nèi)部溝通、促進(jìn)戰(zhàn)略分享、增進(jìn)目標(biāo)認(rèn)同，匯報(bào)全年的企業(yè)業(yè)績并制定目標(biāo)，等等。小的團(tuán)隊(duì)通常會(huì)通過辦些小型音樂會(huì)等較有創(chuàng)意的活動(dòng)，但幾百人的團(tuán)隊(duì)或員工遍布在全國各個(gè)區(qū)域，那么年會(huì)就是一次大家相互進(jìn)一步認(rèn)識(shí)，交流感情，展示自我的好機(jī)會(huì)。所以較大的團(tuán)隊(duì)通常會(huì)采用會(huì)議（白天，用于總結(jié)分享）＋晚宴（用于聚會(huì)）的方式作為年會(huì)的主旋律。

 

▲確定年會(huì)主題。以企業(yè)文化入手，從企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)入手，從行業(yè)背景入手，等等，例如不忘初心、砥礪前行，二次創(chuàng)業(yè)新征程、乘風(fēng)破浪耀南亞，這個(gè)冬天、我們?cè)谝黄穑@三個(gè)主題依次對(duì)應(yīng)以上的三個(gè)角度。如果每年的年會(huì)能在往年的年會(huì)主題的基礎(chǔ)在寓意上有遞進(jìn)，那就更好了，也可以參考2B行業(yè)大B企業(yè)每年峰會(huì)的主題演變找些感覺。

 

▲確定會(huì)議預(yù)算。通常每年年會(huì)的人均預(yù)算，會(huì)參照往年的費(fèi)用，根據(jù)今年業(yè)績進(jìn)行正向或反向的調(diào)整。有了預(yù)算，就好確定年會(huì)地點(diǎn)、酒店標(biāo)準(zhǔn)、禮品這些費(fèi)用大頭，以及年會(huì)的為期時(shí)間，全國性的企業(yè)還會(huì)涉及各區(qū)一起辦還是分開辦，這里的交通費(fèi)用也占了總體預(yù)算的大頭。

 

▲確定時(shí)間。越早確定，準(zhǔn)備的時(shí)間越充分，越能對(duì)會(huì)議細(xì)節(jié)處理好。當(dāng)然了，準(zhǔn)備年會(huì)之外，每個(gè)人都有自己日常的工作。所以成立一個(gè)年會(huì)工作小組非常有必要，便于分工和執(zhí)行，這個(gè)在第二步年會(huì)策劃中會(huì)詳細(xì)展開。

 

第 二 步 ： 年 會(huì) 策 劃 

年會(huì)是一個(gè)系統(tǒng)工程，可以用到項(xiàng)目管理的方法。

 

▲首先需要建立一個(gè)年會(huì)工作小組。

 

顧問組：將公司高層納入顧問組，因?yàn)槟陼?huì)的目的之一是增強(qiáng)員工歸屬感、凝聚力、匯報(bào)全年業(yè)績展望來年，積極采納管理層的建議，有助于幫你實(shí)現(xiàn)這個(gè)目的；

組長：對(duì)整個(gè)年會(huì)負(fù)責(zé)，包括人員分工，顧問組溝通，資源總協(xié)調(diào)等；

副組長：2-3名，分別管理各個(gè)執(zhí)行小組；

設(shè)計(jì)組（邀請(qǐng)函、年會(huì)背景板、主題圖的設(shè)計(jì)）

采購組（含場地、交通、禮品、各類物料等）

線上營銷組（營銷創(chuàng)意、文案等）

溝通協(xié)調(diào)組（各個(gè)部門或區(qū)域的協(xié)調(diào)溝通人員）

會(huì)議組（確定會(huì)議內(nèi)容，分享人員、順序、分享主題、時(shí)間等）

節(jié)目組（節(jié)目足夠精彩，回憶才會(huì)夠濃）

...  

根據(jù)會(huì)議組織的復(fù)雜程度，可以再細(xì)分。

 

這里著重提下協(xié)調(diào)溝通組，如果公司規(guī)模較大，員工分布在全國各地，那么在各個(gè)區(qū)域或部門找到一位溝通協(xié)調(diào)人員對(duì)年會(huì)準(zhǔn)備的效率非常有幫助，年會(huì)信息的傳達(dá)，員工信息的搜集才能進(jìn)行的有條不紊。

 

▲列一份年會(huì)項(xiàng)目準(zhǔn)備表。

 

從員工定機(jī)票、火車票開始，到落地接機(jī)、接車，直到送員工安全返程，每個(gè)環(huán)節(jié)、相應(yīng)的事宜、對(duì)應(yīng)的跟進(jìn)表單、備注、負(fù)責(zé)人、目標(biāo)完成時(shí)間、完成程度，等等。對(duì)年會(huì)的整個(gè)議程了然于心。
 

大家可以根據(jù)自己的項(xiàng)目思路也整理一張，項(xiàng)目準(zhǔn)備表的意義是避免在年會(huì)這個(gè)系統(tǒng)的工程中避免有所遺漏，最終達(dá)到的目的是確保年會(huì)流程順暢，細(xì)節(jié)處顯亮點(diǎn)。

 

和年會(huì)項(xiàng)目準(zhǔn)備表相配套的有很多子表，例如你需要準(zhǔn)備

物料采購表：避免物料遺漏和制作工期延誤，要考慮logo定制和年末；

人員清單：確定參加年會(huì)的員工名單，用于定食宿和市內(nèi)交通；

機(jī)票／高鐵票情況：用于確定各區(qū)域員工抵離時(shí)間，安排好接送；

房間分配表：用于住宿登記；

各合作伙伴聯(lián)系人名單：例如住宿、餐飲、交通聯(lián)系人；

費(fèi)用清單：用于核對(duì)預(yù)算和實(shí)際費(fèi)用

節(jié)目單：確定年會(huì)節(jié)目和彩排；

 ...

表單越細(xì)，分工越明確，各環(huán)節(jié)銜接才會(huì)越順暢，將現(xiàn)場執(zhí)行可能會(huì)遇到的各類問題降至最少。

 

第 三 步 ： 年 會(huì) 執(zhí) 行 

年會(huì)執(zhí)行是整個(gè)年會(huì)過程中最耗費(fèi)精力的過程，需求團(tuán)隊(duì)緊密合作，我們按照大致的時(shí)間順序一一來解讀

 

1. 預(yù)定年會(huì)場地，例如酒店、聚餐地點(diǎn)、團(tuán)建地點(diǎn)和內(nèi)容等；

 

2. 將確定年會(huì)時(shí)間和地點(diǎn)，通知到全公司員工，盡早完成來回程定票，輸出員工抵達(dá)名單；

 

3. 根據(jù)員工抵達(dá)名單輸出酒店入住名單，入住期間若有各部門小組會(huì)議，安排好各部門會(huì)議地點(diǎn)；員工簽到前，提前分好房，領(lǐng)取房卡，避免出現(xiàn)因?yàn)楹灥綌?shù)人數(shù)多，而導(dǎo)致簽到臺(tái)混亂的現(xiàn)象；如果簽到臺(tái)發(fā)放相關(guān)禮品或物品，可以在簽到表中體現(xiàn)相應(yīng)內(nèi)容，避免誤領(lǐng)、少領(lǐng)、多領(lǐng)的情況；年會(huì)的物料，例如酒水、禮品等在1-2各房間集中放置；

 

4. 對(duì)年會(huì)禮品進(jìn)行采購，例如陽光普照獎(jiǎng)、年會(huì)優(yōu)秀員工獎(jiǎng)勵(lì)、定制化獎(jiǎng)品（若有）等；禮品的選擇多多參考年會(huì)顧問組的建議，體現(xiàn)實(shí)用、有紀(jì)念價(jià)值的禮品，例如顏色款式統(tǒng)一的衣服、絲巾、圍巾，在合照的時(shí)候更容易上鏡；

 

5. 設(shè)計(jì)邀請(qǐng)函、簽到板、合影墻、年會(huì)分享PPT、LED屏幕背景、簽到本、工作證、指示牌、席卡等和年會(huì)主題相關(guān)的素材；確定主題后，各個(gè)設(shè)計(jì)素材上盡保證使用風(fēng)格統(tǒng)一，和vendor一起踩點(diǎn)，確定尺寸和擺放位置，簽到區(qū)、合影區(qū)、會(huì)議地點(diǎn)、LED屏幕和用餐地點(diǎn)等，提前試下LED屏效果，質(zhì)量不同的LED屏幕匹配背景色設(shè)計(jì)不同的年會(huì)主題圖和PPT模板，效果也會(huì)有差別，可以多征詢LED vendor的建議；提前一天現(xiàn)場調(diào)試屏幕和音響是必要的，那如果會(huì)議前一天有別家公司使用同一個(gè)廳，還有晚宴的話，且前后兩天不是同一個(gè)LED vendor的話，那就要熬夜調(diào)試了；

 

6. 做好線上預(yù)熱工作，這是考驗(yàn)?zāi)陼?huì)小組創(chuàng)意能力的環(huán)節(jié)，借助新媒體渠道通過劇透的形式慢慢引出年會(huì)，提高員工對(duì)年會(huì)的期待感，這也是展示公司良好形象的方式；

 

7. 組織好白天的會(huì)議，例如各部門的分享人員、分享主題和分享順序，這個(gè)環(huán)節(jié)牽涉到外部嘉賓的邀請(qǐng)，確認(rèn)出席名單，以及席卡順序的放置，制作席卡；午餐時(shí)間可以安排合影；

 

8. 白天的會(huì)議是上午下午兩場，因?yàn)槌掷m(xù)時(shí)間較長，除了中午的用餐和休息時(shí)間，在議程時(shí)間允許的情況下，可以穿插一些例如大家感興趣的話題的圓桌論壇的環(huán)節(jié)，調(diào)整全天的會(huì)議節(jié)奏；；另外，一天的會(huì)議，在上午和下午各留出一個(gè)10－20分鐘左右的休息時(shí)間，休息期間可以準(zhǔn)備些茶點(diǎn)，準(zhǔn)備一個(gè)搖鈴，休息完后可以通過搖鈴的方式通知大家繼續(xù)入場；

 

9. 組織好晚宴的節(jié)目，包括背景音樂的選取、各部門的節(jié)目、主持人，晚宴的LED屏應(yīng)區(qū)別于白天的會(huì)議；正式會(huì)議結(jié)束和晚宴前，留1小時(shí)左右的休息時(shí)間，讓參與晚宴表演的同事可以集中利用這1小時(shí)間做一些簡單的彩排，這時(shí)候其他同事還能去合影墻前進(jìn)行合影；為了增加晚宴節(jié)目的趣味性，可以多照些晚宴創(chuàng)新案例；

 

10. 若涉及優(yōu)秀員工頒獎(jiǎng)，相應(yīng)的名單需要盡快確定，涉及定制化獎(jiǎng)品，例如證書、獎(jiǎng)杯之類；為每位優(yōu)秀員工準(zhǔn)備一句介紹，一是用作串詞兒的組成部分，二是讓大家了解同事獲得獎(jiǎng)勵(lì)的原因；另外，由其他部門的leader來給頒獎(jiǎng)，尤其是平時(shí)合作較多的部門，例如銷售leader頒獎(jiǎng)給技術(shù)同事，技術(shù)leader頒獎(jiǎng)給銷售同事，這是部門間相互認(rèn)可的體現(xiàn)；

 

11. 晚宴另一個(gè)重要環(huán)節(jié)就是抽獎(jiǎng)了，如何讓抽獎(jiǎng)環(huán)節(jié)振奮人心，除了加碼禮品采購金額外，也可以使用最傳統(tǒng)的紙質(zhì)抽獎(jiǎng)方式，例如員工號(hào)，抽之前搖晃抽獎(jiǎng)箱，抽之后有抽獎(jiǎng)人公布員工號(hào)，整個(gè)過程比電子抽獎(jiǎng)更有玩味；晚宴相比白天的會(huì)議更具趣味性，如何給晚宴帶來更多趣味性，可以單獨(dú)出篇文章，反正各有各的玩法；

 

12. 若涉及客戶、合作伙伴等嘉賓的邀請(qǐng)，準(zhǔn)備好邀請(qǐng)函、禮品、會(huì)議和晚宴的席位、代表發(fā)言等；

 

13. 當(dāng)天的晚宴通常結(jié)束的會(huì)比較晚，畢竟辛苦一年，大家有很多話要說，有很多酒要喝，若第二天有行程安排，通知酒店安排較早服務(wù)，以免影響整體行程；

 

14. 根據(jù)員工返程表，預(yù)約接送車輛，分趟分地點(diǎn)發(fā)送；

 

15. 做些簡單的活動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，至少要清楚公司哪位同事懂一些基本的急救常識(shí)，并可以做一些基本的急救措施，酒店周圍最近的一家醫(yī)院等；

 

16. 其他年會(huì)執(zhí)行過程中的細(xì)節(jié)有很多，處理得好往往能給人留下不錯(cuò)的印象，例如除了在會(huì)議前以郵件、圖片、H5的方式將行程給到公司同事，也可以打印一份在簽到時(shí)提供，每天議程結(jié)束，將第二天的議程再單獨(dú)編輯一份，生成便簽通過微信群發(fā)送給大家，等等；若用餐是自助餐，提前和酒店確認(rèn)好自助餐可容納人數(shù)，

 

整個(gè)執(zhí)行過程中，不可避免的會(huì)遇到各類臨時(shí)需求或特殊需求，由此引起的變化務(wù)必更新到相應(yīng)的表單，并同步到工作小組各個(gè)成員，這也是為什么在年會(huì)策劃階段，將項(xiàng)目準(zhǔn)備表整理的越細(xì)的原因了。

 

 

第 四 步 ： 年 會(huì) 總 結(jié) 
年會(huì)也好，峰會(huì)也罷，總會(huì)有不盡如人意的地方。會(huì)議結(jié)束后，組織年會(huì)會(huì)議小組進(jìn)行回顧，針對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)，尤其是細(xì)節(jié)處，記錄處理不到位的地方，以及可以做的更好、更有創(chuàng)造力的地方，形成會(huì)議記錄，待明年舉辦年會(huì)時(shí)打開這份會(huì)議記錄，會(huì)幫助良多。

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